E-mail вже давно забезпечує оперативну комунікацію між правником та одержувачем електронного листа, тобто дає змогу швидко відправити повідомлення й так само швидко отримати відповідь.
Цей вид листування є особливо зручним при відправленні коротких повідомлень, в яких призначають зустрічі, передають термінову інформацію, подають запити й відповідають на них тощо. Попри те, що email часто зберігає стиль паперових листів, повідомлення в електронній формі має свої особливості.
Традиційно електронна адреса має певну структуру, знання якої дозволяє прочитати інформацію про адресата листа. Так, перша частина дає вказівку на прізвище та ініціали чи ім’я людини або містить назву відділу установи; а друга частина після знаку равлик (@) є назвою організації чи її абревіатурою, яка уточнюється типом організації та країною.
Електронне повідомлення складається з трьох основних частин:
- заголовок (header information),
- власне текст (message text)
- підпис відправника (signature block).
Формулювати заголовок слід ретельно, адже часто саме від нього залежить, чи зацікавить лист одержувача та, чи буде він прочитаний.
Текст електронного повідомлення менш офіційний, ніж текст листа на паперовому бланку, але теж вимагає коментарів. Текстовий блок починається з офіційного звертання, наприклад: Dear Sir / Madam. Якщо лист є відповіддю на попереднє повідомлення, треба звернути увагу на підпис адресата, бо це допоможе визначитися з формою звертання. Якщо адресант дуже добре знає адресата або часто переписується з ним, то блоки привітання й прощання можуть опускатися.
Текст повідомлення має бути коротким і чітким, тому не варто порушувати більше однієї теми в одному посланні.
Повідомлення повинне містити інформацію про питання, з якого звертаються (перший абзац), пояснення причин звертання та надання всіх необхідних подробиць і подяку адресатові та сподівання на розв’язання проблеми (другий абзац). Підпис відправника (signature block) більш розлогий, ніж у традиційному листі, адже в ньому міститься детальна інформація про відправника (адреса, телефон, факс, email тощо).
Якщо ділові стосунки характеризуються менш офіційним характером, то в електроному листуванні можливе застосування загальноприйнятих скорочень, яке не розповсюджуються на паперове листування. Наприклад: AFAIK – as far as I know,
COB – close of business, FYI – for your information тощо.
Міжнародне ділове листування повинне витримувати баланс між офіційним і напівофіційними стилями, що надають доброзичливого, партнерського тону, який ґрунтується на етиці спілкування.
А тепер перейдемо до практичних порад при написанні e-mail юридичною англійською мовою.
Як відомо, під час написання електронного листа правнику слід пам'ятати про три аспекти, а саме: тон, чіткість і стиль.
- Tone
Знайте свого отримувача e-mail і відповідно адаптуйте свою мову. Часто клієнт має значно менше знань з юридичної англійської термінології, латинізмів, ніж, юрист.
- Clarity
Ви повинні залишатися послідовними у використанні юридичної англійської мови. Одне недоречне слово або неправильний вибір часу англійського речення може суттєво зменшити вплив електронного листа на читача.
- Style
Хоча електронні листи, як правило, короткі, вони все ж можуть бути написані у певному стилі. Короткі речення і динамічні дієслова можуть надати певного стилістичного забарвлення вашому повідомленню.
Крім згаданих вище особливостей e-mail юридичною англійською мовою , необхідно також звернути увагу на наступні моменти, а саме:
- Be less formal than usual
Якщо Ваш стиль написання або стиль, який заведено використовувати у Вашій юридичній фірмі допускає менш формальний стиль, Ви можете використовувати імена при звертанні до клієнта, навіть без стандартного «dear», з якого зазвичай починають написання e-mail. Ви також можете додати відтінок, «присмак», більш розмовного стилю вашому e-mail.
- Be direct
Якщо Ви можете дозволити собі бути менш формальним при написанні e-mail, то Ви також можете бути більш зрозумілим у донесенні своєї думки до клієнта. Не слід писати 'perhaps' or 'maybe' в e-mail, тому що читач зазвичай «сканує», а не вчитується у ваш e-mail. Використовуйте короткі речення, уникайте прислівників і підбирайте правильні дієслова для кожного речення.
- Stick to plain English
На практиці, вживання «heretofore» в меморандумі чи контракті може принести Вам кілька додаткових балів, але це зовсім не спрацює в електронному листі. Використовуйте слова і вирази із загальної англійської мови, де це можливо, і уникайте термінів, для визначення яких може знадобитися словник.
- Short sentences
Суперечки про довжину речень в e-mail точаться вже багато років. Відомий експерт з написання юридичних текстів Bryan Garner вважає, що речення повинно складатися максимум з 20 слів, в той час, як інші стверджують, що ви можете вийти за рамки цього правила. Правникам при написанні e-mail радять наступне: слід прагнути до того, щоб речення були різними за довжиною, але при цьому більшість з них були короткими.
- Mention if you are adding attachments
Використання в e-mail фрази «Please find enclosed» або «Enclosed please find» сьогодні є вже правилом — і не забудьте їх дійсно додати!
Зареєструватись на найближчі заходи Людмили Колодник можна за посиланням:
Legal English: workshop “Applying for a legal position: application letters and forms, CV”: https://bit.ly/3qW4R8v
Legal English: workshop “Motivation Letter vs Cover letter”: https://bit.ly/3qW6oLJ
Legal English "Labour Relations During Martial Law: Review of changes to labor legislation. Suspension of the employment contract for the period of martial law": https://bit.ly/3Trqx8R
Legal English: workshop “Autobiography, Biography, Memoir: what’s the Difference?”: https://bit.ly/3xEAbfF
Legal English: workshop “How To Negotiate Effectively”: https://bit.ly/3DoscGN
Legal English: workshop “Litigation documents. Court documents”: https://bit.ly/3R89OFE
Legal English: workshop “Telephoning. 7 Steps to Successful Phone Calls. Must-know Phone English skills”: https://bit.ly/3eU6Ibw
Legal English: workshop “Electronic evidence in court proceedings”: https://bit.ly/3CWzJLr
Legal English: workshop “Making a presentation: tips to succeed”: https://bit.ly/3MV4NQp
Адвокатів запрошуємо до закритої групи Центру: https://www.facebook.com/groups/424772376039763