Публікації лектора
Тонкощі написання юридичного листа, особливості структури та стилістика ділового листування
Людмила Колодник, очільниця Центру правничої лінгвістики ВША НААУ, юрист, філолог, викладач спеціалізованого курсу «Legal English»
Колодник Людмила
01.05.2023

Тонкощі написання юридичного листа, особливості структури та стилістику ділового листування обговорили у Центрі правничої лінгвістики ВША НААУ

Центром правничої лінгвістики ВША НААУ було організовано та проведено вебінар на тему: «Tips For Building A Successful Legal Career: The Art of Modern Letter Writing», лектором якого виступила Людмила Колодник, очільниця Центру правничої лінгвістики ВША НААУ, юрист, філолог, викладач спеціалізованого курсу «Legal English».

Людмила Колодник розпочала захід із вступного слова про важливість та необхідність опанувати тонкощі юридичного листування, та підкреслила, що уміння правника вести ділову переписку на англійській мові одна з ключових компетенцій правника. Від здатності чітко, грамотно і переконливо сформулювати думку, від знання етикету ділового листування може залежати дуже багато.

Захід розпочався з обговорення вокабуляру, дотичного до теми заходу, а саме:

  • Addressee
  • Complimentary clause
  • Confirmation letter
  • Correspondence
  • Destination address
  • Enclosure
  • Layout
  • Margin
  • Printed letter head
  • Reference
  • Return address
  • Salutation

Наступним кроком було обговорення з учасниками вебінару основних складових юридичної кореспонденції:

  • Clarity- чіткість
  • Concise - лаконічність
  • Complete - завершеність
  • Concrete - конкретність
  • Constructive - конструктивність
  • Correct - правильність
  • Conversational - розмовний характер.

Далі лектор детально проговорила особливості структури юридичного листа (First paragraph, Middle paragraphs, Final paragraph) та надала практичні поради їх написання.

Говорячи про укладання будь-якого листа юридичною англійською мовою, лектор сфокусувала увагу адвокатів на тому, що весь текст поділяється на абзаци без використання червоного рядка, у верхньому лівому куті листа вказується повне ім'я відправника або назва компанії з адресою. Далі вказується ім'я адресата та назва компанії, якій лист призначено, а також її адресу (з нового рядка). Дата надсилання вказується трьома рядками нижче або у верхньому правому куті листа. Основний текст має бути поміщений у центральній частині листа. Головна думка листа може починатися з причини звернення: "I am writing to you to..." Зазвичай лист закінчується висловлюванням подяки («Thank you for your prompt help…») та закінченням «Yours sincerely», якщо автор знає ім'я адресата та ‘Yours faithfully’, якщо ні. Чотирма рядками нижче ставиться повне ім'я автора та посада. Підпис автора ставиться між привітанням та ім'ям.

Важливою складовою вебінару було обговорення із слухачами написання в юридичних листах англійською мовою вітань та прощань.

Людмила Колодник підкреслила, що привітання (salutation) в юридичному листуванні англійською мовою часто починається словом “DEAR”. Українським еквівалентом DEAR для офіційного стилю є звертання «шановний (а, -і)», а напівофіційного – «дорогий (-а, -і)»: Dear Mr Smith (Mr John Smith). Отже, починаючи писати свій лист, візьміть до уваги наступні умовні позначення:

  • Dear Sir - відкриває лист, написаний людиною, імені якої ви не знаєте
  • Dear Sirs - використовується для звернення до юридичної особи, де принаймні один з членів фірми є чоловіком. При листуванні з американськими юридичними особами перевага надається звертанню Dear Sir або Madam, оскільки воно не передбачає, що особа, яка відкриє лист буде чоловічої статі.
  • Dear Mesdames - (вкрай формальне і рідко вживане) використовується на позначення звертання до юридичної особи , де всі члени - жінки.
  • Dear Madam - використовується для звернення до жінки, незаміжньої чи заміжньої,імені якої ви не знаєте.
  • Dear Sir or Madam (or Dear Sir/Madam) - використовується для звернення до особи, коли ви не знаєте її імені чи статі.

Далі лектор зауважила, якщо ви знаєте ім'я людини, до якої пишете, але не знайомі з нею добре, вітання має форму “DEAR”, за яким слідує ввічливе звертання (i.e. Mr, Ms,Miss, Mrs, etc.) та прізвище цієї особи. Ініціали або імена не використовуються з титулами ввічливості Mr, Ms,Miss, Mrs, наприклад: Dear Mr Smith, NOT Dear Mr J Smith or Dear Mr John Smith. До осіб, яких ви добре знаєте, можна звертатися тільки на ім'я, наприклад, Dear John. Варто зазначити, що в сучасному діловому листуванні існує тенденція називати звання чи професію адресата: Doctor (Dr), Professor (Prof.), Captain (Capt.), General (Gen.), Director, тощо. Також, в британському варіанті після звертання “Dear Mr Smith” можна не вживати жодних розділових знаків (якщо цьому варіанту надається перевага), іноді можна поставити кому (Dear Mr Smith,), тоді як в американських ділових листах застосовують двокрапку (Dear Mr Smith:).

In British usage, a comma after the salutation is optional, that is, Dear Mr Smith, or Dear Mr Smith. In American usage, it is customary to put a colon after the salutation, that is, Dear Mr Smith:.

Однією з родзинок заходу було обговорення з учасниками написання послідовності наукового ступеня та звання під час оформлення реквізитів "адресат" та "підпис", а саме:1) найменування посади, 2) науковий ступінь, 3) вчене звання. В адресаті науковий ступінь і звання не скорочують (так само як і посаду). Тож скорочення наукового ступеня і вченого звання допустиме в тексті документа, але не в адресаті.

Далі очільниця Центру правничої лінгвістики ВША НААУ продовжила вебінар, зауваживши, що закінчення ділового листа ще важливіше, ніж його початок.

Тому обов’язковим структурним компонентом традиційного ділового листа є прощання (complimentary close), які мають форму кліше, зокрема yours faithfully, faithfully yours, yours truly, truly sincerely, sincerely yours, best regards, best wishes тощо. Кім цього, якщо привітання починається зі слів Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam або Dear Sir or Madam, то прощання має бути Yours faithfully; якщо ж лист починався з власного імені, а саме Dear Mr James, Dr Mrs Robinson або Dear Ms Jasmin, то прощання набуває форми Yours sincerely. Американський еквівалент - Sincerely or Sincerely yours. При зверненні до американських фірм слід використовувати Respectfully yours (very formal) or Yours truly (less formal).

У разі, якщо адресат добре знає адресанта, можливе менш формальне Best wishes або Best Regards. В американській кореспонденції спостерігається тенденція до вживання менш формальних виразів на зразок Yours truly або Truly yours. Слід уникати застарілих фраз типу We remain yours faithfully, Respectfully yours. Кома після фраз на кшталт yours faithfully, faithfully yours, yours truly, truly sincerely, sincerely yours, best regards, best wishes є факультативною . Прощальна фраза розміщується в лівому куті, після чого ставлять підпис відправника (signature block) – ім’я та прізвище (на розсуд адресата можна подати ініціали та прізвище (D. Jenkins) чи повне ім’я (Davis Jenkins). Слід враховувати: якщо лист пишеться від організації, то поряд з іменем її представника обов’язково вказують його посаду; саме такий варіант треба використати, відповідаючи на лист. Вкінці листа за необхідності подають перелік документів, які додаються до нього (enclosures).

Цікавим для учасників заходу було обговорення лінгвостилістичних особливостей, якими наповнені юридичні листи англійською мовою, а саме речення ускладнені інфінітивними конструкціями (To understand the importance of this event you should know all the facts), герундієм (We insisted on the contract being signed immediately) та дієприкметниковими зворотами (Having collected all the material we are able to write a full report on the work of the commission). Лексичними особливостями ділових листів є вживання слів у прямому значенні, відсутність образних засобів і синонімів, використання термінології та фразеології офіційно-ділового стилю, наявність архаїзмів (hereby, henceforth, aforesaid, beg to inform), запозичень (persona grata, persona nongrata, pro tempore, the quorum, status quo) та скорочень (M. P. для Member of Parliament, gvt – government, pmt – Parliament, i.e. – id est (that is), U.N. – United Nations).

Людмила Колодник зауважила, що велике значення відіграє висновок, зокрема завершальні речення, в яких традиційно висловлюється сподівання на подальшу співпрацю (we would like to maintain cooperation with you…) чи очікування відповіді (your reply will be appreciated…, we are looking forward to hearing from you…).

Також під час вебінару було багато практичних завдань з метою відпрацювати отримані знання та обговорити проблемні моменти у колі однодумців.

Завершуючи захід, очільниця Центру правничої лінгвістики ВША НААУ, поділилася з адвокатською спільнотою лайфаком: Як бути, якщо токсичного листа пишуть вам, а не ви? Лайфхак: подумки перетворити цей поганий лист в хороший і відповідати на нібито хороший. Так повідомлення простіше переосмислити, відповісти не токсично, без зайвих емоцій.

Відеофрагмент доступний для перегляду на сторінці Вищої школи адвокатури НААУ у Facebook: https://cutt.ly/I5Julb1

Тематичний огляд матеріалу – на сторінці Advocat Post: https://cutt.ly/95JunDb

Цікаві публікації лектора:

• Що потрібно знати про Non-сompetition, Non-disclosure and Non-solicitation Agreements? https://cutt.ly/n5JuYz9

• Сінквейн як ефективний дидактичний інструмент під час вивчення юридичної англійської мови. https://cutt.ly/l5JuO5l

Більше про заходи з підвищення кваліфікації адвокатів у розкладі Вищої школи адвокатури НААУ: https://cutt.ly/g9AAiVQ