Dear Mr Jones — Yours sincerely або про звертання та прощання в діловому листуванні англійською мовою

Листування — це процес комунікації за допомогою листів. Це можуть бути листи на імейл, повідомлення в месенджерах і чатах, тощо. Як і в будь-якому спілкуванні, у листуванні є місце емоціям, оцінкам та точкам дотику. Ліна Костенко говорить нам:

Пишіть листи і надсилайте вчасно,

Коли їх ждуть далекі адресати,

Коли є час, коли немає часу,

І коли навіть ні про що писати.

І ми, правники, дійсно їх пишемо, тільки клієнтам, державним установам та різним організаціям. Листи юристів загорнуті в офіційно-діловий стиль, та називаються діловими. Уміння правника вести ділову переписку на англійській мові одна з ключових компетенцій такого спеціаліста. Від здатності чітко, грамотно і переконливо сформулювати думку, від знання етикету ділового листування може залежати дуже багато.

Тому, наразі говоримо про звертання та прощання в юридичному листуванні англійською мовою.

Привітання (salutation) в юридичному листуванні англійською мовою часто починається словом “dear”. Українським еквівалентом dear для офіційного стилю є звертання «шановний (а, -і)», а напівофіційного – «дорогий (-а, -і)»: Dear Mr Smith (Mr John Smith).

Парадигма англомовних формул звертання досить широка:

• Mr – звертання до чоловіка (повний варіант Mister не вживається); Messrs – до декількох чоловіків (Messrs P. Jones and B. L. Parker), але багато лінгвістів вважають його досить застарілим.
• Sir – його використовують, коли прізвище та ім’я особи, до якої звертаються, залишається невідомою або свідомо не повідомляється. Ще один винятковий випадок його застосування – це вказівка на титул (типово для британських підданих, які стали лицарями). Наприклад, знаменитий сер Елтон Джон (Sir Elton John).
• Esq. – цю форму використовують після імені чоловіка (Tom Snow, Esq., your car is here). «Esquire» знайоме багатьом по назві журналу. Однак у часи Середньовіччя так спочатку іменували зброєносців, прикріплених до лицарям, потім з допомогою терміна передавалася належність до нижчих шарів дворянства. Зараз цю форму можна вкрай рідко зустріти в розмовній мові, в основному вона вживається на письмі.
• Mrs – звертання до одруженої жінки або вдови, Miss – до неодруженої, тоді як Ms – прийнятний варіант як для одруженої, так і неодруженої жінки.
• У разі невідомого адресата вживається звертання Dear Sir or Madam (Dear Sir / Madam)
• Madam — випадками вживання перегукується з чоловічим «Esq.», тобто зазвичай не потребує доповнення у вигляді ПІБ після себе. Якщо ж звертаються до дівчини високого статусу, то має зазначатися її пост/посаду (наприклад, Madam Managing Director). Звернення до жінки «мем» – це всього лише скорочення від «madam», випадки його вживання збігаються з уже зазначеними.

Важливо! У британському письмовому варіанті крапку після Mrs не ставлять, а в американському — навпаки. До речі, якщо жінка розлучена до неї все одно заведено звертатися Mrs, навіть якщо вона повернула своє дівоче прізвище. Якщо ви пишете листа чи повідомлення неодруженій жінці, то після звернення Miss крапку ставити не потрібно. Якщо ви не впевнені щодо сімейного стану жінки, проте не хочете потрапити у незграбну ситуацію, то використати нейтральне Ms у розмові чи на письмі є ідеальним варіантом. Зверніть увагу, що в офіційній комунікації більшість віддає перевагу зверненню Ms, попри те, що жінка може бути одружена і про це всім відомо.

Отже, починаючи писати свій лист, візьміть до уваги наступні умовні позначення:

• Dear Sir — відкриває лист, написаний людиною, імені якої ви не знаєте
• Dear Sirs — використовується для звернення до юридичної особи, де принаймні один з членів фірми є чоловіком. При листуванні з американськими юридичними особами перевага надається звертанню Dear Sir або Madam, оскільки воно не передбачає, що особа, яка відкриє лист буде чоловічої статі.
• Dear Mesdames — (вкрай формальне і рідко вживане) використовується на позначення звертання до юридичної особи , де всі члени — жінки.
• Dear Madam — використовується для звернення до жінки, незаміжньої чи заміжньої,імені якої ви не знаєте.
• Dear Sir or Madam (or Dear Sir/Madam) — використовується для звернення до особи, коли ви не знаєте її імені чи статі.

Якщо ви знаєте ім'я людини, до якої пишете, але не знайомі з нею добре, вітання має форму “dear”, за яким слідує ввічливе звертання (i.e. Mr, Ms,Miss, Mrs, etc.) та прізвище цієї особи.

Ініціали або імена не використовуються з титулами ввічливості Mr, Ms,Miss, Mrs, наприклад: Dear Mr Smith, NOT Dear Mr J Smith or Dear Mr John Smith. До осіб, яких ви добре знаєте, можна звертатися тільки на ім'я, наприклад, Dear John.

Варто зазначити, що в сучасному діловому листуванні існує тенденція називати звання чи професію адресата: Doctor (Dr), Professor (Prof.), Captain (Capt.), General (Gen.), Director, тощо.

Звертаю увагу на форми звертання до людей, які займають певну посаду:

• Your Majesty- форма звернення до короля або королеви.
• Your Highness — до принца або герцога.
• Your Lordship — до лорда або судді Верховного суду.
• Your Honour — до судді нижчої інстанції.
• General / Colonel / Captain / etc. — до військового за званням: із зазначенням прізвища або без.
• Officer, Constable, Inspector — до поліцейського.
• Professor — з прізвищем або без, в Великобританії так звертаються до людини, яка має звання професора. А ось в Сполучених Штатах звернення Professor доречно до будь-якого викладача ВНЗ.

Крім цього, вкрай важливо дотримуватися послідовності написання наукового ступеня та звання під час оформлення реквізитів "адресат" та "підпис", а саме:1) найменування посади, 2) науковий ступінь, 3) вчене звання. В адресаті науковий ступінь і звання не скорочують (так само як і посаду). Тож скорочення наукового ступеня і вченого звання допустиме в тексті документа, але не в адресаті.

Також, в британському варіанті після звертання “Dear Mr Smith” можна не вживати жодних розділових знаків (якщо цьому варіанту надається перевага), іноді можна поставити кому (Dear Mr Smith,), тоді як в американських ділових листах застосовують двокрапку (Dear Mr Smith:).

In British usage, a comma after the salutation is optional, that is, Dear Mr Smith, or Dear Mr Smith. In American usage, it is customary to put a colon after the salutation, that is, Dear Mr Smith:.

Відомо, що закінчення ділового листа ще важливіше, ніж його початок.

Тому обов’язковим структурним компонентом традиційного ділового листа є прощання (complimentary close), які мають форму кліше, зокрема yours faithfully, faithfully yours, yours truly, truly sincerely, sincerely yours, best regards, best wishes тощо.

Варто зауважити:

• якщо привітання починається зі слів Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam або Dear Sir or Madam, то прощання має бути Yours faithfully;
• якщо ж лист починався з власного імені, а саме Dear Mr James, Dr Mrs Robinson або Dear Ms Jasmin, то прощання набуває форми Yours sincerely. Американський еквівалент — Sincerely or Sincerely yours.
• при зверненні до американських фірм слід використовувати Respectfully yours (very formal) or Yours truly (less formal).

В разі, якщо адресат добре знає адресанта, можливе менш формальне Best wishes або Best Regards. В американській кореспонденції спостерігається тенденція до вживання менш формальних виразів на зразок Yours truly або Truly yours.

Слід уникати застарілих фраз типу We remain yours faithfully, Respectfully yours. Кома після фраз на кшталт yours faithfully, faithfully yours, yours truly, truly sincerely, sincerely yours, best regards, best wishes є факультативною .

Прощальна фраза розміщується в лівому куті, після чого ставлять підпис відправника (signature block) – ім’я та прізвище (на розсуд адресата можна подати ініціали та прізвище (D. Jenkins) чи повне ім’я (Davis Jenkins). Слід враховувати: якщо лист пишеться від організації, то поряд з іменем її представника обов’язково вказують його посаду; саме такий варіант треба використати, відповідаючи на лист.

Вкінці листа за необхідності подають перелік документів, які додаються до нього (enclosures).

На найближчі заходи керівника Центру правничої лінгвістики ВША НААУ Людмили Колодник можна записатись за посиланнями:

Legal english: structure of a commercial contract: https://bit.ly/3Uxy1bg

Legal English: workshop “Modern letter and email writing: style, tone, abbreviations” (TOP-10 common letter writing mistakes): https://bit.ly/3xIWvF1

Legal English: workshop “Applying for a legal position: application letters and forms, CV”: https://bit.ly/3qW4R8v

Legal English: workshop “Motivation Letter vs Cover letter”: https://bit.ly/3qW6oLJ

Legal English: workshop “Autobiography, Biography, Memoir: what’s the Difference?”: https://bit.ly/3xEAbfF

Legal English: workshop “Litigation documents. Court documents”: https://bit.ly/3R89OFE

Legal English: workshop “Electronic evidence in court proceedings”: https://bit.ly/3S91TJD

Адвокатів запрошуємо до закритої групи Центру: https://www.facebook.com/groups/424772376039763