Роль та особливості взаємодії адвоката з нотаріусом, який завів спадкову справу

Надання правової допомоги адвокатом не обмежується тільки представництвом у судах. Значний пласт діяльності адвоката також становить супровід клієнта при реалізації його прав у нотаріальному процесі, у тому числі і при реалізації спадкових прав.

Прийняття спадщини клієнтом, відмова від спадщини, спілкування з нотаріусом, підготовка необхідних документів, консультування, вироблення стратегії досягнення бажаного для клієнта правового результату, переговорний процес з іншими учасниками спадкових правовідносин – це далеко не повний перелік можливих дій адвоката.

Для кращого розуміння специфіки взаємодії адвоката з приватним нотаріусом чи державною нотаріальною конторою (далі в усіх випадках – нотаріус), який відкрив спадкову справу у випадку смерті одного з подружжя, доцільно розділити потенційні кейси за критерієм моменту звернення клієнта до адвоката на дві категорії:

1) адвокат розпочинає роботу з клієнтом до того, як спадкова справа заведена;

2) адвокат розпочинає роботу після заведення спадкової справи.

При цьому в обох категоріях кейсів будуть ті, коли клієнт звернувся до адвоката протягом строку, встановленого законом для прийняття спадщини (ст. 1270 ЦК України), а також ті, коли цей строк уже закінчився.

Щодо строку для прийняття спадщини рекомендую звернути увагу на постанову КМУ № 164 від 28.02.2022 «Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану» (п. 3).

Розглянемо першу категорію

А. Спадкова справа не заведена і строк на прийняття спадщини не закінчився. Адвокату необхідно проконсультувати клієнта щодо його права на прийняття спадщини чи відмови від прийняття, зважаючи при цьому на місце відкриття спадщини, підстави спадкування (за заповітом/за законом), склад спадкового майна, строки подання заяв, дії/плани клієнта щодо майна надалі, підготовки документів, відносини/стосунки з іншими спадкоємцями тощо.

З’ясування підстав спадкування (за заповітом/за законом) для спадкоємців часто є складним. Як через відсутність достатнього обсягу правових знань, так і через відсутність достовірної інформації про заповіти спадкодавця. Встановити такі підстави – одне з першочергових завдань адвоката.

Слушною є рекомендація в усіх випадках отримувати витяги зі Спадкового реєстру. Відповідно до п. 3.3 Положення про спадковий реєстр реєстратор (будь-який нотаріус) зі Спадкового реєстру на письмовий запит, складений за відповідною формою, видає будь-якій особі у разі пред’явлення нею свідоцтва про смерть або іншого документа, що підтверджує факт смерті заповідача/спадкодавця, – витяги зі Спадкового реєстру про наявність (відсутність) посвідченого заповіту і спадкового договору, заведеної спадкової справи та виданого свідоцтва про право на спадщину. Таким чином, із двох витягів (про заповіти/спадкові договори та про спадкові справи та видані свідоцтва про право на спадщину) адвокат має можливість отримати важливу інформацію, яка часто кардинально впливає на прийняття рішень клієнтом, а також на стратегію досягнення ним бажаного правового результату.

Одразу, за можливості, потрібно встановити статус майна, яке потенційно може входити до спадкової маси, – чи є воно спільним майном подружжя. Це необхідно і у випадку, якщо клієнтом є пережилий з подружжя, він володітиме інформацією щодо можливості виділу своєї частки (якщо титульним власником майна є померлий) або про потенційну можливість виділу частки зі спільного майна іншими спадкоємцями (якщо він є титульним власником).

При визначенні статусу майна доцільно користуватися даними Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, які доповнюють відомості правовстановлювальних документів, наданих клієнтом. Оскільки більшість адвокатів активно використовують у своїй діяльності електронні цифрові підписи, то їх авторизація у реєстрі досить проста, а вартість інформаційних довідок помірна.

Отримання адвокатом відомостей з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно при формуванні правової позиції (консультуванні, розробці плану дій і стратегії захисту інтересів клієнта) розширює доказову базу, створює для адвоката та клієнта додаткову мотивацію прийняття рішень, а для клієнта також має формальне/документальне підтвердження статусу майна.

У випадках, коли доступ до реєстру обмежено чи він є недоступним з будь-яких інших причин, допомогти можуть альтернативні джерела інформації, наприклад OpenDataUABot.

Зрозуміло, що адвокат самостійно може визначити місце відкриття спадщини відповідно до закону та фактичних обставин і прорахувати для клієнта логістичні аспекти, пов’язані з реалізацією спадкових прав. Наприклад, у випадку, якщо місце відкриття спадщини – м. Вінниця (останнє місце проживання та реєстрації спадкодавця), а клієнт проживає у м. Києві (там же знаходиться і адвокат), то для такого клієнта часто є важливими питання логістики – необхідність йому чи адвокату відвідувати нотаріуса/нотаріальну контору, відвідувати інший населений пункт для підготовки документів, необхідних для нотаріального оформлення спадкових прав клієнта.

Вибір нотаріуса, у якого буде заводитися спадкова справа, клієнту у більшості випадків зробити самостійно важко. Якщо у клієнта відсутні персональні мотиви, такі як особисте знайомство з нотаріусом, тривала співпраця сім’ї саме з цим нотаріусом, порада адвоката буде цінною. Крім логістичних факторів (розташування робочого місця нотаріуса в нотаріальному окрузі, транспортна доступність) потрібно враховувати також досвід і спеціалізацію нотаріуса з огляду на потреби клієнта – нотаріуси насправді мають різний бекграунд і різну практику у спадкових правовідносинах. Цінова політика також буває актуальною (загалом у державних нотаріальних конторах оформлення спадщини дешевше, але адвокату потрібно врахувати їх завантаженість і графік роботи, що не завжди зручно).

Окрім викладеного вище, при виборі місця заведення спадкової справи доцільно зважити на те, що в умовах воєнного або надзвичайного стану спадкова справа заводиться за зверненням заявника будь-яким нотаріусом України, незалежно від місця відкриття спадщини (абзац другий п.п. 2.1 п. 2 глави 10 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України в його сучасній редакції).

Способи подання заяв про прийняття спадщини чи про відмову також актуальні, адже спадкоємець не завжди має можливість відвідувати нотаріуса. У випадку проживання/знаходження клієнта в іншому населеному пункті чи іншій країні спосіб подання заяви нотаріусу може мати суттєве значення для реалізації спадкових прав клієнта. Оскільки заяви можуть подаватись особисто, а також направлятися нотаріусу поштою, адвокат може допомогти клієнту обрати оптимальний спосіб подання заяви.

При особистому відвідуванні нотаріуса клієнтом є доречним супровід адвоката, який матиме можливість надати консультації клієнту безпосередньо на робочому місці нотаріуса, а також спільно з клієнтом обговорити з нотаріусом можливі аспекти оформлення прав клієнта. Присутність адвоката при відвідуванні нотаріуса клієнтом з приводу спадкових правовідносин не заборонена законодавством, яке регулює нотаріальний процес. Виняток становлять тільки випадки, коли при цьому вчиняється нотаріальна дія (але й тоді адвокат може бути присутнім перед вчиненням дії при підготовленні документів, проєктів, обговоренні). Наразі відвідування нотаріуса разом з адвокатом не можна назвати звичною практикою для України. Але така практика є доцільною, зважаючи на значення для клієнтів їхніх спадкових прав (це і вартість майна, і особисті мотиви).

При поданні заяви поштою (особливо для клієнта, який перебуває за кордоном) актуальною є допомога адвоката при підготовці заяви, як такої. Це потрібно і у випадках, коли справжність підпису спадкоємця засвідчується нотаріально у країні його перебування (місцевим нотаріусом чи консульською установою України).

Підсумовуючи, можна сказати, що загалом у кейсах «де спадкова справа не заведена і строк на прийняття спадщини не закінчився» адвокату доцільно якнайшвидше, до закінчення 6-місячного строку на прийняття спадщини, почати співпрацювати з нотаріусом/нотаріусами, як мінімум, з таких питань/напрямів:

- визначення потенційної можливості співпраці з конкретним нотаріусом у конкретних відносинах, зважаючи на досвід, спеціалізацію нотаріуса, логістику тощо;

- встановлення підстав спадкування (за заповітом/за законом), а також визначення інших факторів, які здатні суттєво впливати на характер правовідносин клієнта, у тому числі і шляхом отримання витягів зі Спадкового реєстру;

- узгодження способу подання заяв, їх змісту та інших аспектів, відповідно до обраного клієнтом сценарію (про прийняття спадщини, про відмову від спадщини (адресну чи безадресну), про видання свідоцтв про право на частку у спільному майні подружжя тощо);

- безпосередньо подання заяв або у супроводі адвоката при особистому зверненні клієнта до нотаріуса, або шляхом підготовки проєктів заяв і надання/надіслання їх клієнту для формалізації надалі (нотаріального засвідчення справжності підписів);

- у випадку подання заяв та/або інших документів з-за кордону – встановлення аспектів їх легалізації (консульська легалізація чи апостиль);

- остаточного визначення правового статусу майна (спільна власність подружжя чи особиста власність спадкодавця; чи зареєстровано належним чином право власності на майно і коли саме; стан і характеристики правовстановлювальних документів, вимоги і побажання нотаріуса щодо них);

- узгодження дій адвоката, клієнта та, за потреби, нотаріуса щодо підготовки документів, необхідних для оформлення прав клієнта.

У більшості випадків у нотаріусів не виникає заперечень щодо активної участі адвоката в процесах, пов’язаних з реалізацією спадкових, сімейних та інших прав його клієнта.

Адвокату потрібно лише відповідально віднестися до підготовки документів, які можуть підтверджувати його повноваження у нотаріальному процесі. Здебільшого це нотаріально посвідчена довіреність. Проте договір про надання правової допомоги та ордер можуть бути також достатніми, зокрема у випадку використання такого інструменту, як адвокатський запит.

Практика показує, що у більшості випадків органи нотаріату конструктивно відповідають на запити адвокатів, якщо тільки вони не стосуються вчинених нотаріальних дій. Про це рекомендую вказувати у самому запиті.

Б. Спадкова справа не заведена і строк на прийняття спадщини закінчився

Такі випадки є доволі поширеними, оскільки спадкоємці а також пережилий з подружжя не завжди звертаються до нотаріуса протягом 6-місячного строку (чи десятимісячного) після відкриття спадщини з різних причин.

Іноді з моменту відкриття спадщини минає чимало років. Для правильного аналізу правовідносин клієнта адвокату у такому випадку бажано встановити факт відсутності (чи наявності) спадкової справи, зважаючи при цьому на місце відкриття спадщини. За даними Спадкового реєстру це можна зробити достовірно, тільки якщо спадщина відкрилася після 2005 року, тобто після запуску Спадкового реєстру. Якщо спадщина відкрилася раніше (непоодинокі випадки звернень припадають на середину 90-х років 20 століття – тоді якраз відбувалося розпаювання земельного фонду КСП), то спадкова справа могла бути заведена державною нотаріальною конторою за місцем відкриття спадщини і інформація про неї не потрапила до Спадкового реєстру (відомості про закінчені спадкові справи не вносилися до реєстру). Достовірно встановити наявність/відсутність такої архівної справи можна тільки при зверненні до відповідної державної нотаріальної контори або до державного нотаріального архіву, якщо архіви контори уже передані до нього.

Розпочинати пошуки слід саме з нотаріальної контори. Разом з тим відомості про всі архівні заповіти були внесені до Спадкового реєстру, тому його дані щодо заповітів є вичерпними. Якщо достовірно відомо, що спадкова справа не заводилась і є відомості про наявність/відсутність заповітів, адвокат готовий рухатися з клієнтом далі. Дослідити обставини щодо місця відкриття спадщини, докази фактичного прийняття спадщини, а якщо вона не прийнята клієнтом – підстави для продовження строку на прийняття спадщини у судовому порядку. При цьому враховувати, норми якого законодавства (Цивільного кодексу України чи ЦК УРСР 1963 р.) регулюють ці спадкові правовідносини.

Після описаних вище кроків можна дослідити склад спадкового майна, проаналізувати надалі дії/плани клієнта щодо майна, підготовки документів, відносини/стосунки з іншими спадкоємцями.

Здебільшого звернення до адвоката спадкоємця, у тому числі пережилого з подружжя через тривалий час після відкриття спадщини, відбувається після того, як такий клієнт не зумів реалізувати бажаний для себе сценарій реалізації спадкових прав самостійно у нотаріальному процесі, або ж існує спір між ним та іншими спадкоємцями/зацікавленими особами.

Тому у кейсах «де спадкова справа не заведена, а строк на прийняття спадщини закінчився» адвокату доцільно співпрацювати з нотаріусом/нотаріусами, як мінімум, з таких питань/напрямів:

- достовірне встановлення факту відсутності заведеної спадкової справи (шляхом отримання витягів зі Спадкового реєстру та отримання інформації безпосередньо від нотаріальних контор та архівів);

- встановлення підстав спадкування (за заповітом/за законом), нормативної бази, а також визначення інших факторів, які впливають на характер правовідносин клієнта;

- встановлення визначення потенційної можливості співпраці з конкретним нотаріусом у конкретних відносинах, зважаючи на місце та час відкриття спадщини, досвід, спеціалізацію нотаріуса, логістику тощо;

- узгодження аспектів реалізації бажаного для клієнта сценарію (видання свідоцтв про право на спадщину, свідоцтв про право на частку у спільному майні подружжя тощо);

- узгодження дій адвоката, клієнта та за потреби нотаріуса щодо підготовки документів, необхідних для оформлення прав клієнта.

Розглянемо другу категорію

A. Спадкова справа уже заведена і строк на прийняття спадщини не закінчився. Про факт заведення спадкової справи адвокат може дізнатися зі слів клієнта. Проте така інформація рідко буває підтверджена документально, частіше про це клієнту відомо зі слів інших спадкоємців. Тому першочерговим є достовірно дізнатись про заведення спадкової справи (номер, місце зберігання) за даними Спадкового реєстру.

Оскільки спадкова справа заводиться нотаріусом при зверненні першого спадкоємця/кредитора (п. 2.1 глави 10 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України), клієнт (і адвокат) уже не може обирати бажаного нотаріуса у відповідному нотаріальному окрузі, у якого він хотів би завести спадкову справу.

Передання спадкової справи до іншого нотаріуса не передбачене, крім випадків, коли вона заведена помилково не за місцем відкриття спадщини. Встановлюється місце відкриття спадщини у судовому порядку або у позасудовому порядку в нотаріальному процесі (наприклад, якщо спадкоємець чи кредитор, який звернувся до нотаріуса першим і направив відповідну заяву поштою, не володів точною інформацією про місце відкриття спадщини, чого нотаріус перевірити у такому випадку не має можливості).

У решті аспектів можлива і бажана взаємодія адвоката з нотаріусом описана вище (кейси першої категорії А).

Б. Спадкова справа заведена і строк на прийняття спадщини закінчився. Такі випадки також є доволі поширеними. На момент звернення клієнта до адвоката спадкоємці а також пережилий з подружжя уже реалізували своє право на прийняття спадщини чи на відмову від неї. Звернулися з відповідними заявами до нотаріуса протягом 6-місячного строку після відкриття спадщини або не звернулися і пропустили встановлений строк. У будь-якому випадку дізнатися обставини, які впливають на спадкові правовідносини, у такій ситуації можна тільки при ознайомленні з матеріалами спадкової справи.

Таким чином, крім усього описаного вище (кейси першої категорії Б), адвокату слід першочергово при спілкуванні з нотаріусом дослідити ситуацію, що склалася за матеріалами спадкової справи – при наявності відповідних повноважень.

Після цього є доречною можлива і бажана взаємодія адвоката з нотаріусом, описана вище (кейси першої категорії Б.).

Крім описаного вище (кейси першої та другої категорій) в усіх випадках при взаємодії адвоката і нотаріуса доречним є також дослідження можливостей нотаріального процесу при мирному вирішенні спорів з приводу спадкових правовідносин.

При дослідженні можливостей досягнення бажаного для клієнта правового результату адвокату можуть стати у пригоді, зокрема, такі інструменти, як договір про поділ спадкового майна та договір про зміну черговості спадкування, які передбачені законодавством і практикуються нотаріусами в усіх регіонах.

Це ще один аспект взаємодії адвоката і нотаріуса.

Використані джерела:

● Конвенція про запровадження порядку реєстрації заповітів (від 16.05.72 р., Базельська конвенція)

● Цивільний кодекс України

● Закон України «Про нотаріат»

● Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України

● Порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування

● Положення про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України

● Правила ведення нотаріального діловодства

● Положення про Спадковий реєстр

● Порядок ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно

● постанова КМУ № 164 від 28.02.22 «Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану».

З методичними рекомендаціями «СПАДКОВІ СПОРИ У РАЗІ СМЕРТІ ОДНОГО З ПОДРУЖЖЯ: ЯК ЗАХИСТИТИ ІНТЕРЕСИ КЛІЄНТА?» можна ознайомитись за посиланням: http://tinyurl.com/5xrdmhtx

Методичні рекомендації підготували колективи Комітету з сімейного права НААУ та Комітету з цивільного права та процесу НААУ

Авторський колектив: Г. Гаро, Л. Гриценко, О. Мотилюк, В. Сандулєєва, Т. Денисова, О. Сєришева, О. Вікенфельд, Т. Жидачек