Що таке консульська легалізація? Який її порядок?
Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.
Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу та юридичне визнання відповідною державою.
Наказом Міністерства закордонних справ України №113 від 04.06.2002 затверджено Інструкцію про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном.
Для легалізації в Україні, наприклад, свідоцтва про шлюб (або його розірвання) необхідно послідовно звернутися до декількох органів державної влади:
·Обласного управління Міністерства юстиції України.
·Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.
·Консульської установи (дипломатичного представництва) іноземної держави на території України.
В іноземних державах процедура консульської легалізації відбувається за схожим з Україною алгоритмом. Втім, кожна держава або ж навіть окрема адміністративно-територіальна одиниця (штат, провінція) може мати свої унікальні особливості.
У будь-якому випадку, завершальним етапом консульської легалізації документів за кордоном для використання в Україні є їх легалізація у дипломатичному представництві України.
Відповідно до п. 1.11 Інструкції при поданні офіційних документів на консульську легалізацію:
·фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
·юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.
Що таке апостиль? Який порядок його проставлення?
Апостиль є більш простою та зручною альтернативою консульській легалізації, застосування якої передбачено Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаазькою конвенцією 1961 року).
Відповідно до статті 2 Конвенції кожна з Договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостилю компетентним органом держави, в якій документ був складений.
Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі-учасниці Конвенції.
Апостиль ставиться на оригіналі документа, його нотаріальній копії або може бути оформлений як додаток до нього.
Крім того, на відміну від легалізації апостильовані документи можуть використовуватися не лише в одній країні, а у всіх державах-учасницях Гаазької конвенції.
Для проставлення апостиля зацікавлена особа має звернутися до компетентного органу. Зокрема, для проставлення апостиля на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, необхідно звертатися до територіальних органів Міністерства юстиції України, нотаріуса або надіслати заяву про проставлення апостилю поштовим зв’язком (виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану).
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів. В окремих випадках цей строк може бути продовжений до 20 робочих днів.
На сьогодні державами-учасницями Гаазької конвенції 1961 року із рядом застережень є 121 країна: Австралія, Австрія, Азербайджан, Албанія, Андорра, Антигуа і Барбуда, Аргентина, Багами, Барбадос, Бахрейн, Беліз, Бельгія, Білорусь, Болгарія, Болівія, Боснія і Герцеговина, Ботсвана, Бразилія, Бруней, Бурунді, Вануату, Венесуела, Вірменія, Гайана, Гватемала, Гондурас, Гренада, Греція, Грузія, Данія, Домініка, Домініканська Республіка, Еквадор, Естонія, Ізраїль, Індія, Індонезія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Кабо-Верде, Казахстан, Киргизстан, Кіпр, Колумбія, Королівство Есватіні, Королівство Нідерландів, Косово, Коста-Рика, Латвія, Лесото, Литва, Ліберія, Ліхтенштейн, Люксембург, Маврикій, Малаві, Мальта, Марокко, Маршалові Острови, Мексика, Молдова, Монако, Монголія, Намібія, Нікарагуа, Німеччина, Ніуе, Нова Зеландія, Норвегія, Оман, Острови Кука, Палау, Панама, Парагвай, Перу, Південно-Африканська Республіка, Північна Македонія, Польща, Португалія, Республіка Ель Сальвадор, Республіка Корея, Росія, Румунія, Самоа, Сан- Марино, Сан-Томе і Принсіпі, Сейшельські острови, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кітс і Невіс, Сент-Люсія, Сербія, Сінгапур, Словаччина, Словенія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії, Сполучені Штати Америки, Суринам, Таджикистан, Тонга, Тринідад і Тобаго, Туніс, Туреччина, Угорщина, Узбекистан, Україна, Уругвай, Фіджі, Філіппіни, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чехія, Чилі, Чорногорія, Швейцарія, Швеція, Ямайка, Японія.
Чи можна уникнути необхідності консульської легалізації чи проставлення апостиля?
Проставлення апостиля або здійснення консульської легалізації документів не вимагається, якщо ці документи видані країнами, з якими Україна уклала дво- або багатосторонні договори (угоди) про взаємодопомогу в цивільних і кримінальних справах.
Відповідно до статті 3 Гаазької конвенції дотримання вищезгаданої формальної процедури (проставлення апостилю) не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють в державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами, відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.
Під дійсністю документів у таких договорах зазвичай передбачається, що документи, що були складені або засвідчені відповідною установою однієї з Договірних Сторін, скріплені печаткою та засвідчені підписом компетентної особи, мають силу документа на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій та перекладів, що засвідчені відповідним органом. Документи, що на території однієї з Договірних Сторін визнаються офіційними, вважаються такими ж й на території другої Договірної Сторони.
Яким чином документи, видані іноземною державою, можуть набути статусу офіційних в Україні?
Іноземні офіційні документи користуються доказовою силою офіційних документів на території України:
1. За умови їх засвідчення штампом апостилі, якщо вони видані на території держав-учасниць Гаазької конвенції 1961 року.
2. Без будь-якого додаткового засвідчення, якщо вони складені на території держави, з якими Україна має відповідні дво- або багатосторонні договори.
3. За умови наявності консульської легалізації, якщо вони складені на території держав, з якими Україна не має вищезазначених договорів.
Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією про консульські зносини 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України.
Варто знати, що легалізації не підлягають:
— документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
— оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно – правові акти та роз’яснення щодо їх застосування.
— документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
Консульська легалізація документів може відбуватись у закордонних дипломатичних установах України та Департаменті консульської служби МЗС України.
Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні.
Не підлягають консульській легалізації офіційні документи, складені та засвідчені в Україні і які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби МЗС України.
Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування.
Департамент консульської служби МЗС України, у відповідності до положень Віденської конвенції про консульські зносини 1963 року, Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України № 127/94, Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затвердженої Наказом МЗС України № 113 від 04.06.2002 здійснює легалізацію документів, виданих офіційними установами України i призначених для використання за кордоном.
Департамент консульської служби легалізує наступні документи:
— оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, які засвідчені обласним управлінням юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним відділом РАЦС м. Києва;
— оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа – звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у мiнiстерствi, яке курує відповідний навчальний заклад;
— документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України;
Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.
Департамент консульської служби легалізує офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку.
Пропонуємо Вам ознайомитись з Методичними рекомендаціями, підготовленими колективом авторів, які практикують і консультують у сфері сімейного права, зокрема з питань правовідносин із іноземним елементом: http://tinyurl.com/e29x2h9v
Авторський колектив: Г. Гаро, А. Архіпова, Р. Куриленко, О. Віцюк, М. Бабішена. Х, Поєдинок О.