Як підтвердити кількість днів перебування працівника у відрядженні після 01.04.2023 року, за умови, якщо працівник не проживав у готелі та користувався службовим автомобілем під час такого відрядження?

01.04.2023 року набули чинності зміни до п. 170.9 Податкового кодексу України (далі – ПК) згідно Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» від 12.01.2023 року № 2888-IX.

Згідно з абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПК України фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Тобто, з 01.04.2023 року для підтвердження кількості днів перебування працівника у відрядженні не достатньо лише наказу про відрядження такого працівника, необхідна наявність додаткових підтвердних документів, які підтверджують фактичне перебування такого працівника у відрядженні.

Як наслідок, виникає цілком слушне питання — як саме підтвердити кількість днів такого відрядження, якщо працівник не зупинявся у готелі (або відсутні документи про це) та якщо таке відрядження відбулось на службовому авто?

Проте, варто звернути увагу, що положення абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПК України сформульоване так, що такими підтвердними документами можуть бути будь-які документи, які підтверджують фактичне перебування особи у відрядження.

Зокрема, під це визначення можуть підпадати:

• посвідчення про відрядження (необхідно затвердити типову форму роботодавцем);

• фіскальні чеки про придбання пального в дорозі;

• рахунки, платіжки, фіскальні чеки тощо, які підтверджують харчування у закладах громадського харчування;

• рахунки, платіжки, фіскальні чеки тощо, які підтверджують придбання інших товарів, послуг під час відрядження;

• тощо.

Для належності таких документів та підтвердження зв’язку їх з відрядженням, важливо, щоб такі витрати здійснювались у період запланованого відрядження, мінімум один документ на підтвердження одного дня відрядження, та територіально були здійснені поза межами населеного пункту у якому зареєстроване місцезнаходження підприємства, установи або організації роботодавця.

Відповідь на питання підготував Андрій Іваницький, адвокат, учасник Центру трудового права та соціального забезпечення ВША НААУ, учасник Молодіжного комітету НААУ «UNBA NEXTGEN», вчений секретар Науково-консультативної ради при Раді адвокатів Хмельницької області, доктор філософії в галузі права, доцент Хмельницького університету управління та права імені Леоніда Юзькова.